organizar un evento

10 tips para saber cómo organizar un evento6 min read


Aunque no lo creas es posible organizar un evento y ahorrar dinero sin la necesidad de buscar hasta “padrino de desechable”. Una buena planeación es primordial para hacer que funcione, por lo que antes de que des el tarjetazo  tienes algunas opciones muy sencillas para planear mejor una fiesta sencilla o hasta los XV años de tu hija sin fracasar en el intento.  Si estás a punto de organizar un evento pero no sabes como hacerlo sin endeudarte, aquí te dejo algunos tips que son fáciles de lograr pero te serán muy útiles.

Te dejo 10 tips para saber cómo organizar un evento:

 

1. Definir el tipo de fiesta.

Este es el punto de partida, debes de tener en cuenta que dependiendo del tipo de celebración que vayas a organizar: fiesta de cumpleaños, temática, XV años o simplemente una reunión. Con esta información puedes comenzar a realizar una lista de qué vas a necesitar, a quién invitar, etc.

 

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2. Planear con anticipación.

El punto más importante de todos, ya que el tiempo que destines para organizar un evento influirá demasiado en tu toma de decisiones; de lo contrario te sentirás demasiado presionado y por optar por el camino fácil gastarás más de lo planeado.

  • Si será una fiesta pequeña o mediana de 10 a 50 personas, toma de 2 a 3 meses de anticipación.
  • Si se trata de una fiesta grande como bodas o similares que incluyen arriba de 50 personas, toma un año de anticipación.

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3. Hacer un presupuesto.

Organizar un evento que se convierta en una fecha inolvidable no necesariamente tiene que ser costoso y ocasionar deudas, por lo que una buena idea es identificar cuales son las cosas más importantes en las que tendrás que invertir para poder llevarlo a cabo, por ejemplo:

Checklist para tu presupuesto
¿Qué tipo de fiesta es?
¿Cuántas personas asistirán?
¿Cuáles son las opciones para elegir la comida?
¿Elegirás algún servicio de entretenimiento?
¿Qué tipo de bebidas son las adecuadas?
¿La decoración será sencilla o no?
¿Necesitarás vestimenta especial?
¿Es necesario regalar algún tipo de “recuerdito?
¿Necesitarás complementar la celebración con otro tipo de ceremonia?
¿Se necesita equipo de audio?
¿Ocupas algo de la dulcería?

Comprar por volumen es una buena opción, una vez teniendo esta lista investiga los precios y haz un aproximado del monto total de la inversión. Recuerda que lo más importante de hacer un presupuesto es apegarse a él.

 

4. Elige la fecha

Tener una fecha definida es importante ya que algunos servicios (renta de salones, sillas, mesas, carpas, juegos inflables, grupos musicales, sistemas de sonido) tienen una agenda, por eso debes seleccionarla con meses de anticipación, tener en cuenta esto contribuirá en gran medida a tu planeación, ya que tendrás todo bajo control. Por ejemplo:  febrero, marzo, abril, mayo, octubre, noviembre y diciembre son temporada alta para las bodas. Mientras que el verano es la temporada alta de bautizos.

Realizar la planeación de un evento, no tiene por qué ser estresante y costosa… date la oportunidad de ser creativo y administrar tu dinero de una manera más inteligente.

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5. “Cupo VIP”: Haz tu lista de invitados…

Realiza una lista de invitados para tener el dato exacto de cuánta comida y bebidas debes de tener listas para la gran ocasión, no invertir dinero de más y darle un respiro a tu bolsillo.

Algunas razones para invitar a una persona a tu fiesta:
Si es de tu familia
Si es tu amigo o amiga
Si mantienen una relación cercana
Si esa persona trabaja contigo y te llevas bien con ella
Sabes que la fiesta sería más divertida si esa persona asiste

 

6. Establece metas.

Como organizador de tu evento, debes tener en cuenta todos y cada uno de los puntos importantes del mismo y establecer tiempos para realizar todas las actividades que implica: desde elegir el menú hasta cómo elegir un salón, puede ahorrarte el estrés.

Puedes inspirarte a comenzar, ya sea tomando lápiz y papel para hacer una lista con los puntos que debes cumplir o bien utilizar tu celular para descargar aplicaciones y organizar tareas, actividades, metas etc. La que más te recomiendo, porque la he utilizado y funciona muy bien, es Ike, para android. Si utilizas sistema iOs te recomiendo Tick, Tick to do list.

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7. Busca las mejores opciones.

¡Nunca te vayas por la primera opción! Seguro te ha pasado, que por precipitar una compra después encuentras algo mucho más lindo, quizás más barato. Por eso toma tu tiempo para verificar precios y aprovechar promociones. Procura comprar cosas que en verdad sean útiles, no es necesario gastar dinero en millones de “recuerditos” que la gente normalmente tira o que no tienen ningún uso, una decoración minimalista podría ser opción.

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8. ¿Y las bebidas?

Además de la comida, las bebidas es uno de los gastos más grandes que una persona al organizar un evento. Debes considerar si entre todas las opciones que tienes para ofrecerle a tus invitados, incluirán bebidas alcohólicas que además de ser más costosas que las demás podrían no combinar con tu evento.  Si tu celebración no amerita la compra de bebidas alcohólicas, se podrían excluir de la lista y así propiciar una sana convivencia  y un ahorro para tu bolsillo.

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9. Saca tu lado más creativo.

“Do it yourself” o hazlo tú mismo, es una tendencia que no se ha ido, la idea es que  así sea decorar el lugar donde se realizará el evento, hacer los centros de mesa, cocinar,o incluso hacer la decoración de tu evento con material reciclado.

Seguramente has utilizado Pinterest, ahí puedes encontrar tutoriales e ideas para inspirarte. Esta es una buena oportunidad para economizar, recuerda que dar el tarjetazo durante la organización de un evento, tiene que ser la última opción. 

 

10. Selecciona un lugar adecuado.

Este es uno de los puntos donde se conjuntan todos los anteriores, ya que dependiendo del número de invitados que tendrás, podrás elegir si la fiesta será en tu casa o en un lugar en especial.  Si el evento requiere que contrates un salón de fiesta, podrás prevenir el gasto con el tiempo necesario y esto no te generará deudas.

Existen salones que tienen paquetes accesibles, cómodas instalaciones y que dependiendo del número de invitados te ofrecen una opción de menú lo cual te ahorrará tiempo, ya que no necesitarás alguien que prepare los alimentos. 

Pagar deudas

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